Le point de départ
Dans un cabinet de trois avocats, personne n'a pour métier de suivre la facturation. Elle se fait le soir, en fin de mois, de mémoire, dans un tableur.
Le cabinet perdait environ quatre heures par semaine à deux choses : retrouver un fichier dans l'arborescence, et reconstituer ce qui avait été fait sur un dossier pour établir la facture. Ces heures ne se voyaient nulle part, puisqu'elles ne sont ni facturables ni suivies.
Le coût réel n'était pourtant pas ces quatre heures. C'était l'heure travaillée qui n'était jamais notée : le coup de fil de dix-huit heures, les vingt-cinq minutes sur un dossier entre deux rendez-vous. Une heure oubliée n'est pas rattrapable au mois suivant, elle est perdue.
Ce que nous avons construit
Trois fonctions, dans cet ordre, parce que chacune rend la suivante possible.
- La saisie du temps au moment où il se passe. Deux gestes depuis le téléphone, sur le dossier concerné. C'est la seule habitude qui change, et elle prend quelques secondes.
- La facture générée depuis les temps. Plus de reconstitution : ce qui a été saisi devient la facture, avec le bon taux et la bonne matière.
- La relance automatique à l'échéance. Quand une facture dépasse sa date, la relance part sans que personne y pense, et sans que personne ait à décider de le faire.
La troisième fonction est celle dont on parle le moins et qui pèse le plus sur la trésorerie. Relancer un confrère ou un client de longue date est inconfortable, donc cela se reporte. Automatisé, ce n'est plus une décision : c'est le fonctionnement normal du cabinet, et cela cesse d'être personnel.
Les résultats
Les deux chiffres ci-dessous proviennent du modèle de rentabilité publié par Grefia pour un cabinet de trois avocats. Nous les reprenons tels quels, sans les arrondir à notre avantage.
| Indicateur | Effet mesuré |
|---|---|
| Heures facturables récupérées | + 11,7 h par mois |
| Trésorerie débloquée | 5 040 € par mois |
| Origine du gain | Heures notées qui ne l'étaient pas, et relances qui partent à l'échéance |
L'essentiel du gain ne vient pas d'un travail fait plus vite. Il vient d'un travail déjà fait qui devient facturable, parce qu'il est enfin enregistré.
Ce qui s'est passé ensuite
L'outil fonctionnait suffisamment bien pour dépasser le cadre du cabinet. Il a été ouvert comme produit à d'autres cabinets sous le nom de Grefia, et il est aujourd'hui exploité de façon autonome.
C'est le seul cas de ce type dans nos réalisations, et il ne constitue pas une promesse : nous construisons des outils internes, pas des produits à commercialiser. Mais il montre le niveau de finition visé sur un outil livré en quinze jours.
Ce que nous ne montrons pas
Aucune capture d'écran du cabinet ne figure sur cette page, et aucun dossier n'est cité. Les données d'un cabinet d'avocat sont couvertes par le secret professionnel, y compris pour illustrer une réussite.
Le tableau de bord visible sur la page d'accueil est une reconstitution avec des données fictives. Nous préférons le dire plutôt que laisser croire à une capture réelle.
CE QUI MANQUE ENCORE SUR CETTE PAGE
[verbatim signé par un associé] À demander au cabinet, avec nom, fonction et autorisation écrite de publication.
[capture d'écran anonymisée] Possible si tous les noms de dossiers et de clients sont remplacés.