Ce qu'il faut préparer. Et ce qu'il ne faut surtout pas.

Quatre éléments, trois chiffres, une heure de votre temps. Cette page est faite pour être imprimée et posée sur un bureau. Vous n'avez rien à nous laisser pour l'obtenir.

Demander un cadrage gratuit

À RASSEMBLER

Les quatre choses à sortir avant l'appel.

01 Vos vingt derniers documents du même type
Devis, factures, comptes rendus, bons de livraison : peu importe, tant que ce sont les vingt derniers du même genre. Tels quels, y compris les ratés et les cas particuliers. Ce sont eux qui apprennent le plus.

02 Votre grille de prix ou votre dernier tarif fournisseur
Même sous forme de tableur brouillon, même incomplet, même avec des remises notées à la main dans une colonne. Nous ne cherchons pas un document propre, nous cherchons vos vraies règles.

03 Une heure de la personne qui fait la tâche aujourd'hui
Pas le dirigeant, pas le responsable informatique. Celle qui la fait. Elle connaît les exceptions, les clients traités différemment et les raccourcis qui ne sont écrits nulle part. C'est le point qui change le plus la qualité du résultat.

04 Un accès en lecture à la boîte mail ou au dossier concerné
En lecture seule, sur le périmètre concerné uniquement. Si votre politique interne l'interdit, un export suffit pour commencer et nous vous le dirons pendant le cadrage.

Les trois chiffres à avoir en tête.

A Combien de personnes touchent à cette tâche.

B Combien d'heures par semaine, chacune, y passe environ.

C Combien de fois par semaine ou par mois elle revient.

À NE SURTOUT PAS FAIRE

Ce qui vous ferait perdre du temps.

✕ Ne rédigez pas de cahier des charges. C'est notre travail, et un cahier des charges écrit avant de comprendre le problème est presque toujours faux.

✕ Ne triez pas vos fichiers avant de nous les donner. Le désordre fait partie de ce que l'outil doit absorber.

✕ Ne réunissez pas votre équipe. Une personne suffit à ce stade, celle qui fait la tâche.

✕ Ne changez rien à vos outils. Si un logiciel doit bouger, cela se décide après, jamais avant.

Au total : quatre heures de votre temps, réparties sur quinze jours. La préparation ci-dessus en représente moins d'une.

SELON VOTRE MÉTIER

Ce qui s'ajoute, chez vous.

PLOMBIER · ÉLECTRICIEN

Deux ou trois demandes clients telles qu'elles arrivent : message vocal, photo de chantier, mail de deux lignes.
Votre dernier tarif fournisseur, même en PDF.
Un devis dont vous êtes satisfait, et un dont vous ne l'êtes pas.

CABINET D'AVOCAT

Vos vingt dernières factures, et la grille de taux par matière.
La façon dont le temps est noté aujourd'hui, même si la réponse est « sur un carnet ».
Le délai moyen entre la fin d'un dossier et l'envoi de la facture.

NÉGOCE · COMMERCE

Deux cents messages entrants de la boîte partagée, exportés tels quels.
Votre grille tarifaire et vos conditions de remise par famille de clients.
Qui traite quoi aujourd'hui, même de façon informelle.

TRANSPORTEUR

Cinquante documents entrants réels : lettres de voiture, bons, factures fournisseurs.
Vos pires exemplaires, photographiés de travers ou manuscrits. Ce sont eux qui comptent.
La grille de tarifs convenue avec vos principaux donneurs d'ordre.

BUREAU D'ÉTUDES

Vos procédures internes et deux ou trois notes de calcul représentatives.
La liste des questions que l'équipe pose le plus souvent aux anciens.
L'arborescence de vos archives, même si elle est en désordre.

ENTREPRISE GÉNÉRALE

Un export de gestion sur les six derniers mois.
Votre suivi d'heures par chantier, sous la forme actuelle.
Les trois questions de pilotage auxquelles vous n'avez jamais de réponse à temps.

EXPERT-COMPTABLE